Facture et devis en ligne

La loi exige la transparence tarifaire et de faire une facture pour tout échange de services ou vente/achat de produits. Ainsi des règles strictes encadrent l’établissement d’une facture pour toute activité professionnelle. En plus d’être pouvoir être utilisée comme étant une preuve de la transaction effectuée, une facture obligatoire est considérée par les règles du commerce et de l’économie comme étant l’un des fondements essentiels de la transparence tarifaire. Ce document est ainsi le complément obligatoire de tout contrat de consommation et conditions générales de ventes qui régissent les relations entre les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires et les consommateurs. Sur la base du droit commercial, tout écart ou infraction aux règles de facturation rapide met en marche des procédures pénales qui impliquent des sanctions. Dans le cas d’une revente à perte, la facture est également le document qui prouve l’infraction commise. Il est donc essentiel à toutes les entreprises et entrepreneurs individuels de savoir comment faire une facture en ligne conformément à la loi. Vous pouvez ainsi utiliser un logiciel de facture gratuit pour vous simplifier la tâche. A savoir que des contrôles sont ainsi mis en œuvre par les Directions régionales DIRECCTE et la DGCCRF. En cas d’infractions ou de non-conformité, ce sont ces entités qui sont aptes à dresser des procès-verbaux.

La facture en ligne : un document comptable

Créer une facture en ligne doit respecter des règles strictes, dans tous les secteurs confondus, incluant la distribution, la production et la prestation de services professionnels. Plusieurs types de mention obligatoire facture doivent en effet y être retrouvées, dont entre autres les détails prévus par le Code du Commerce dans les articles R. 123-237 et R. 123-238. Une facture mention obligatoire découle directement de l’obligation de transparence tarifaire. En tant que document comptable, c’est la facture en ligne qui est ciblée par les contrôles administratifs des Directions régionales DIRECCTE et de la DGCCRF. En premier lieu, ces derniers ont pour rôle de vérifier que la société est bien en règle avec ses obligations de facturation. En second lieu, elles doivent comporter toutes les mentions obligatoires factures qui reflètent la transparence tarifaire découlant de la fixation des prix et des résultats des négociations commerciales entre les distributeurs et les fournisseurs. Le contrôle a également pour objectif d’identifier d’éventuelles pratiques restrictives de l’entreprise, dans ses conditions générales de vente, d’échange de services et d’établissement de contrats, contrairement aux normes définies par le Code du Commerce. Avant de faire une facture auto entrepreneur, sachez que les entités de contrôle vérifient aussi qu’aucune revente à perte, pénalement sanctionnée, n’est effectuée par l’entreprise. Ainsi, toutes infractions en termes de facturation en ligne engendrent des sanctions sévères. Il est ainsi primordial d’être bien conseillé en amont pour savoir comment faire une facture et éviter toute erreur qui pourrait être considérée comme étant une infraction ou une fraude, pouvant être portée à l’attention du tribunal correctionnel. Pour ce faire, il est d’usage d’émettre au préalable une facture pro format.

La facture entre professionnels

Selon le Code Général des impôts, tous les professionnels assujettis à la facture tva ont pour obligation de délivrer une facture contre toutes les livraisons de biens ou de prestations de services ayant lieu sur le territoire français ou dans un autre pays membre de l’Union Européenne. Les règles de facturation française s’appliquent ainsi, sauf dans le cas des acquisitions d’un auto entrepreneur tva intracommunautaires réalisées durant un établissement en France et qui est redevable de la facture TVA. Cela ne s’applique pas dans le cas d’un mandat de facturation, pour lequel la facture est délivrée par un professionnel qui œuvre en France.

Mandat de facturation et tva

A savoir qu’un mandat de facturation peut être émis aussi bien par le vendeur que le client par acte d’auto facturation ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant facturier, mais doit préalablement bénéficier de l’acceptation dudit vendeur ou prestataire. Selon les règles, le mandat de facturation en ligne doit être établi préalablement à la délivrance des factures et doit mentionner la responsabilité et les obligations du fournisseur en matière de facturation rapide. Il doit aussi spécifier le délai accordé pour pouvoir contester le contenu de la facture. Le mandat de facturation avec taux tva intracommunautaire définit aussi l’engagement du fournisseur à reverser le taux tva intracommunautaire sur les factures qui ont été établies en son nom. Ainsi, hormis les mandats de facturation, les assujettis à la TVA doivent aussi respecter les règles de facturation en vigueur en France, surtout dans le cadre des livraisons intracommunautaires effectuées pour un redevable de la TVA dans son pays et dans le cadre des exportations en dehors de l’Union Européenne. Cependant, il est à savoir que certaines opérations commerciales sont exonérées de la TVA et ne sont également pas soumises aux obligations de facturation établies par le Code Général des Impôts. Néanmoins, les règles du Code du Commerce restent applicables à ces activités. Les activités exonérées de facture avec TVA sont régies par l’article 261 du CGI. Dans le cas des opérations qui ouvrent droit à d’autres types d’exonération, la facture mentions obligatoires peut être complétée. Le Code du Commerce exige également que pour tout achat de biens ou prestations de services entre professionnels, le vendeur rédige au moins une facture acquitée en double exemplaire pour preuve de la réalisation de la vente ou d’achèvement des services prestés.

La facturation entre professionnels et particuliers

Selon le Code de Commerce, la facturation est obligatoire entre un professionnel et un particulier pour toutes ventes de marchandises ou prestations de services, dont le montant excède les 25 €. En dessous de ce montant, le client peut néanmoins faire une demande de facture en ligne et le professionnel est tenu de la lui fournir. Néanmoins, dans la pratique, un ticket de caisse fait usage de facture particulier. Selon le Code Général des Impôts, une facturation doit avoir lieu entre les professionnels et les particuliers dès lors qu’il y a perception d’acomptes ou lorsqu’il y a eu livraison. Pour les ventes à distance intracommunautaires, la facturation est obligatoire pour les cas où l’acquéreur est un particulier ou une personne bénéficiant du régime dérogatoire. Une facture est également obligatoire pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvre d’art, d’antiquité et d’objets de collection. La réalisation de travaux immobiliers doit aussi être facturée.

Quand établir un duplicata facture ?

Avant toute chose, il est primordial de préparer les informations concernant le client pour lequel créer une facture en ligne. Ces informations sont particulièrement requises afin de compléter les mentions obligatoires facture qui doivent être simples à lire. Une préparation préalable est requise pour éviter la précipitation et les erreurs de facture auto entrepreneur 2015, car de par la loi, l’entreprise a pour obligation d’établir une facture dès la transaction effectuée, que ce soit concernant une vente ou une prestation. Entre autre, il est à savoir qu’une vente est réalisée du moment que la livraison a été effectuée ou que le produit concerné a été confié à la charge d’un distributeur. D’un autre côté, la prestation de service se trouve effectuée après l’exécution des termes d’un contrat. Le non-respect de ce délai de facturation est considéré comme étant une infraction, dans le cas d’un retard excédent 7 à 21 jours, après la date d’exécution d’un service.

Quel délai pour la facturation ?

Néanmoins, dans le cas d’une vente, une tolérance est accordée par l’administration si un élément du modèle facture acquittée n’est pas encore déterminé lors de la livraison ou de l’enlèvement des marchandises. Dans ce cas, un document intermédiaire présentant la même mention obligatoire sur facture, tel qu’un bon de livraison, peut être établi au moment de la livraison ou de l’enlèvement des produits. Ce document doit aussi être individualisé en utilisant un carnet à souche numéroté ou une machine à timbrer. Il est également stipulé par la loi qu’un duplicata facture doit alors être émise dès que l’élément inconnu est identifié. Le délai d’établissement de la facture prend ainsi départ à compter de la date de livraison ou d’enlèvement des marchandises. La tolérance quant au retard d’établissement de la facture est également autorisée dans certains secteurs, dans le cas où une facture proforma est établie. Ces dernières sont définies par la DGCCRF comme étant des documents liés à des livraisons fréquentes pour de faibles montants. Ils permettent ainsi de réduire le nombre de factures qui peut alors devenir très important. Ainsi, l’établissement de factures dites récapitulatives, avec un logiciel de facture en ligne, doit être justifié par la fréquence élevée et les faibles montants des livraisons. Cependant, afin de pouvoir établir une facture récapitulative, l’accord de l’acheteur ou du consommateur est nécessaire. De plus, chaque vente doit alors être accompagnée par un bon de livraison, pour servir de base de comparaison par rapport aux factures récapitulatives. Dans le cas où plusieurs livraisons ou enlèvements sont prévus durant le mois civil en cours, une facture peut aussi être établie périodiquement, mais au plus tard à la fin dudit mois. Sachez néanmoins que même si l’établissement d’une facture gratuite est décalé, la taxe reste toujours à déclarer.

La facture acompte, qu’est-ce que c’est ?

La facture d acompte est émise avant le commencement des missions ou des travaux, pour formaliser l’accord entre le prestataire et le client, afin d’éviter les éventuelles annulations de commande. Elle peut être établie depuis un logiciel de facturation en ligne. Le client peut aussi faire un devis en ligne pour en connaître les modalités, selon les types de travaux ou de missions à faire. Ces types de factures peuvent être demandés en cours de réalisation des services pour étaler l’ensemble de la somme due dans le temps. Il ne faut pas les confondre avec la facture d’avancement qui est demandée avant tout commencement des travaux ou de la prestation. La facture d’avancement fait mention de toutes les lignes d’un devis en y affichant aussi un taux de réalisation, pour pouvoir évaluer les travaux achevés en fin de mois. A noter que dans certains cas, une facture pro forma peut être considéré comme étant un devis en ligne. Vous pouvez ainsi utiliser un logiciel devis facture ou tout simplement un logiciel devis en ligne pour l’usage des entrepreneurs. Cela permet ainsi de palier aux risques de facture impayée, surtout dans le cadre des grands travaux. L’acompte consiste en effet à faire payer une certaine avance pour la réalisation de toute ou partie d’une vente ou prestation de services. Il peut ainsi se répéter plusieurs fois durant l’ensemble de la réalisation. Néanmoins, le versement défini dans une facture avec acompte doit être notifié avec le logiciel pour devis. En signant un exemple facture d acompte, le client accepte de payer une certaine somme d’avance sur l’ensemble du coût de la transaction. Cette somme est à mentionner en pourcentage et en euros nets à payer toutes taxes comprises (TTC). Contrairement au devis sans tva, le montant total en TTC de la facture d’acompte remise doit être égal à la somme versée. En effet, elle ne comprend généralement d’une ligne unique : « Acompte du devis n° 00000 fait à la date du jour/mois/année ». L’émission de la facture acompte est obligatoire depuis le 1er Janvier 2004 et prend la forme d’un duplicata facture classique, en respectant les règles de facturation légales, entre autre en matière de numérotation facture et de datation pour être chronologiquement insérée parmi les autres factures. A savoir néanmoins qu’elle n’est pas soumise à la retenue de garantie, ni encore à la remise commerciale, laquelle est décomptée dans la facture finale. Cependant, la facture d’acompte peut ne pas comporter la même mention obligatoire sur une facture, surtout lorsque toutes les données ne sont pas connues à sa date d’émission. La numérotation facture peut être prise en charge depuis un logiciel de devis en ligne et est surtout conseillée dans le cas où plus d’une facture avec acompte peuvent être perçues jusqu’à l’achèvement des travaux ou missions décrites dans le devis facture. Pour les assujettis à la TVA, cette dernière est également applicable sur les factures d’acompte. A l’achèvement de la mission, la facture définitive est également nommée facture de solde. Celle-ci doit comporter les mentions obligatoires sur factures normales, ainsi que les acomptes déjà perçues.

Définition et caractéristiques de la facture d’avoir

Document obligatoirement établi et délivré par un fournisseur à un acheteur, via un logiciel facturation mac, par exemple, la facture d avoir informe quant à une diminution de créance par rapport à des travaux réalisés ou des missions achevées. Elle indique le montant d’un remboursement que le fournisseur va effectuer au profit d’un client. La facture avoir doit comporter les mêmes mentions obligatoires sur une facture normale. Cependant, y est ajouté le terme « Avoir » et le net à payer est remplacé par « Net à votre crédit » ou « Net à déduire ». La nécessité d’établir cette facture peut provenir de divers types d’évènements, dont entre autre un retour de marchandises pour toute ou partie d’une expédition. Cela peut être dû à un dysfonctionnement, une insatisfaction ou une erreur d’envoi. Une réduction postérieure à la facturation en ligne permet aussi à un client de bénéficier d’un avoir sur facture. Elle peut être due à une réduction ou remise commerciale supplémentaires. Entre autre, une remise commerciale ou ristourne est souvent accordée par un fournisseur dans le cas où plusieurs opérations ont été réalisées par le client pendant une période donnée.

Coresponsabilité et stockage des factures

Selon la législation, l’acte de créer une facture doit toujours prévoir au moins un double, car le professionnel et le consommateur doivent chacun en conserver un exemplaire. Actuellement, il est possible de faire une facture en ligne. Cela implique une situation de coresponsabilité et de solidarité entre les obligations de l’émetteur et du récepteur, quant à la légalité de la facture établie par exemple avec un logiciel devis facture mac. En effet, le vendeur et l’acheteur sont considérés comme étant des partenaires dans la réalisation de la transaction et sont donc soumis à des obligations complémentaires et réciproques. A titre de documents comptables, la législation indique qu’en plus de savoir comment faire une facture auto entrepreneur, la facture obligatoire doit être conservées durant au moins 3 années suivant la date de réalisation de toutes ventes ou prestations de services. Cependant, une durée de conservation de 10 années est conseillée pour être en accord avec d’autres textes qui sont par exemples régis par une prescription commerciale quinquennale. Egalement, une durée de conservation de 6 ans est par exemple requise en termes de procédures fiscales et l’art. L. 123-22 du Code du Commerce exige que les documents comptables et les autres pièces soient conservés durant 10 ans.

Les règles d’émission des factures

Selon la législation en vigueur dans l’hexagone, toute facture gratuite émise sur le territoire doit être rédigée en Français. Cela est énoncé par la loi Toublon du 04 Août 1994, qui prévoit également des sanctions pénales en cas d’infractions. Cela s’applique également aux activités d’exportation des sociétés françaises, dont l’une des composantes a lieu sur le territoire. Néanmoins, la DGCCRF admet que compte tenue des pratiques essentielles aux relations commerciales, certains documents, comme la facture en anglais ou la facture proformat, peuvent ne pas être rédigées en Français, si elles sont échangées entre les professionnels français et étrangers. Un logiciel facture devis en ligne peut prendre en charge plusieurs langues. Devant toujours être établies en double exemplaire, pour chacune des deux parties, une facture traduction doit également être remise sous format papier. Néanmoins, les professionnels peuvent émettre des factures électroniques, si cela a bénéficié d’un accord préalable du consommateur. Pour assurer la sécurité des acheteurs quant aux origines des factures et à leur intégrité, il est essentiel d’appliquer les règles de signature numérique ou électronique avant les émissions. Cela est également la principale règle qui permet à l’e-facture, établies ou non avec un logiciel de facturation, d’être considérées comme étant des documents originaux. Pour mettre en œuvre une signature électronique, des prestataires de services de certification délivrent des certificats électroniques. Ces derniers sont à délivrer au récepteur de la facture intracommunautaire pour qu’ils puissent réaliser les vérifications d’authenticité et de sécurité nécessaires.

La facture mentions obligatoires selon le Code Général des Impôts

Il est essentiel de suivre toutes les règles qui régissent l’établissement et l’émission de facture sans devis ou avec, qu’elles soient sous format papier ou électronique. Même avec un logiciel facturation, une vérification préalable est ainsi requise pour entre autres contrôler que toutes les mentions obligatoires sur facture exigées par l’article L. 441-3 du Code du Commerce et par le Code général des impôts y sont bien inscrites. Parmi celles-ci doivent être trouvées au niveau de la facture :

  • Le nom complet et l’adresse du professionnel

  • Le nom complet et l’adresse du client

  • Le numéro RCS d’identification individuelle attribué selon le Code Général des Impôts (article 286)

  • Le numéro d’identification du représentant fiscal attribué par le Code général des impôts, son nom complet et son adresse complète

  • La date de délivrance des factures sous format papier et la date d’envoi des factures électroniques

  • Le numéro unique de la facture qui permet d’assurer un suivi chronologique des transactions de l’entreprise

  • La quantité des produits vendus et livrés, ainsi que leur dénomination

  • Le prix à l’unité hors taxe des produits, ainsi que la taxe légalement applicable

  • Les taux et valeurs des remises, ristournes et escomptes qui ont été liés à la transaction selon le décret du Code de Commerce N° 2003-632 datant du 07 juillet 2003

  • La date d’achèvement des prestations de services ou de livraison des marchandises vendues

  • La date de réception d’un éventuel acompte si différente de celle de la facture

  • Le total hors taxe et le montant de la taxe due

  • Toutes les mesures d’exonération d’impôts et de taxe, dont bénéficie le vendeur ou le prestataire

  • Les caractéristiques du transport, des moyens et des méthodes de livraison

  • Les autres frais inclus dans le montant payé : commission, emballage, transport, assurance

Toujours pour respecter les exigences de transparence tarifaire, l’ordonnance N° 86-1243 en date du 1er décembre 1986 a pour objectif de vérifier l’absence de pratiques restrictives et de reventes à perte. Sur le document produit via un logiciel devis facture gratuit, par exemple, doivent ainsi être obligatoirement mentionnés :

  • Le nom des partenaires à la réalisation de la transaction, soit le vendeur ou le prestataire et le consommateur

  • La date de la vente ou d’achèvement des prestations de services, devant également être celle de l’établissement de la facture

  • Le volume, la dénomination et le prix à l’unité hors facture auto entrepreneur TVA des produits

  • Les intitulés précis des services réalisés et leurs dates de réalisation

  • Les montants des réductions de prix déductibles à la date de la transaction pour l’acquisition d’un bien ou service

  • Les remises découlant de la nature de la transaction

  • Les rabais résultant de la mauvaise qualité des produits

  • Les ristournes ou réductions de prix dont les conditions d’octroi sont remplies et qui bénéficient d’un paiement en différé doivent aussi être obligatoirement mentionnées au pied de la facture

  • Les conditions d’escompte applicables aux cas de paiement pouvant être réalisés à une date antérieure

  • La date prévue pour le paiement décalé, devant être mis sous la forme jour – mois – année

Dans le cas des montants de facture, TVA comprise, qui n’excèdent pas 100 €, on peut réduire le nombre de mention obligatoire sur facture en ligne :

  • A la date de délivrance de la facture

  • Au nom et à l’adresse de l’assujetti

  • Au volume et à la nature des biens vendus et des services prestés

  • A la valeur de la taxe

  • Au taux de la taxe appliquée

Les règles applicables aux délais de facturation et de paiement

En matière de délai, la facture obligatoire doit être délivrée à l’acheteur dès la réalisation de la vente ou à la personne ayant bénéficié des prestations de services dès la réalisation de ces derniers. Cela peut être automatisé avec un logiciel facture en ligne. Pour le paiement, si les deux parties de l’opération n’ont pas spécifié de délai dans les conditions générales de vente, le Code du Commerce prévoit un délai de 30 jours à partir de la date de réception des marchandises ou d’achèvement des prestations. Le fournisseur peut faire une relance facture durant ce délai. A la perception du paiement, le fournisseur est tenu de délivré une facture acquittée. Dans le cas où un délai de paiement a été convenu entre les deux parties, et intégré dans un logiciel facturation mac gratuit, des limites sont également prévues par la loi LME N° 2008-776 du 04 Août 2008 du Code de Commerce, soit un délai de facturation de 45 jours fin de mois, ou un délai de 60 jours à partir de la date de délivrance de la facture avec un logiciel de facturation pour mac. Des conditions dérogatoires à ces limites de paiement sont également prévues, dans le cadre des accords entre professionnels, mais sont plus strictement conditionnées. De plus, certains produits et services bénéficient automatiquement des délais de dérogation de paiement et de relance facture impayée. Entre autres, le transport routier de marchandises, la location de véhicules, la commission de transport, les activités de transit, de fret et de douane, les achats de produits alimentaires périssables et de conserves, sont soumis à un délai de paiement dérogatoire de 30 jours, à partir de la date de délivrance de la facture. Les achats de bétail et de viandes fraîches bénéficient pour leurs parts d’un délai de paiement dérogatoire de 20 jours à compter de la date de livraison. Pour les boissons alcooliques, 30 jours de délai dérogatoire de paiement sont prévus entre les professionnels par le Code de Commerce. Il est à noter qu’une amende de 75 000 euros sanctionne le non-respect de ces délais dérogatoires de paiement. De plus, une facture acquitée doit mettre en évidence les accords d’escomptes ou de paiements anticipés réalisés dans le cadre des paiements décalés prévus dans les conditions générales de vente ou de prestation. Dans le cas contraire, l’absence d’escompte doit aussi être mentionnée sur la relance facture impayée. Un taux de pénalité doit aussi être obligatoirement mentionné et exigé dès le jour suivant la date limite de règlement du paiement. Ce taux ne peut toutefois être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal, s’il est établi par les deux parties. Dans le cas d’absence d’un accord pour fixer ce taux, c’est le taux d’intérêt de la Banque Centrale qui est appliqué avec une majoration de 10 points de pourcentage.

Aides, solutions et éléments de décisions à la facturation

Le conseil d’un facturier peut être consulté en amont, mais également en aval d’une facturation, dans le cadre de son établissement, mais aussi du contrôle de son contenu. Pour faciliter la pratique, un logiciel facture gratuit peut être utilisé. Cependant, il faut rester vigilant, et utiliser entre autres ceux qui prennent en compte les exigences de l’article L. 441-3 du Code de Commerce. En effet, certains ne prévoient pas de pouvoir enlever des remises à la ligne sur la facture. Des modèles de facture et la bonne pratique de facturation qui convient à l’entreprise sont ainsi à prévoir avec un facturier. Ce dernier est le plus apte à proposer un exemple de facture. En aval, un Conseil peut être sollicité, dans le cas où un procès-verbal d’infraction est établi par la DGCCRF ou la DIRECCTE. A noter que les contrôles effectués par ces services ciblent plus particulièrement les acheteurs professionnels tels que les distributeurs, les centrales d’achat et les grossistes. Selon la loi LME, seuls les services de coopération commerciale sont facturés au fournisseur par l’acheteur. Les autres obligations doivent pour leurs parts être désormais déduites sur la facture sans devis du fournisseur comme dans le cas des remises et des ristournes non-conditionnées. Dans le cas où une procédure pénale est initiée par la DGCCRF ou une DIRECCTE, certaines pièces sont requises pour assurer la défense. Pour les procédures pénales, l’Administration peut saisir le tribunal de commerce ou le tribunal correctionnel. La facture, qui est la trace de l’opération commerciale, constitue la pièce centrale de la procédure. Entre autres, ce sont surtout les factures de service, qui définissent la coopération commerciale, qui sont ciblées par les contrôles et les procédures pénales. Ce sont des documents qui sont émis par les distributeurs aux fournisseurs afin de favoriser la revente des marchandises. Ils peuvent être établis avec un logiciel de devis et facture. Le distributeur doit également fournir des documents qui témoignent de l’existence du service ou du produit facturé. La facture acquittée definition doit aussi prouvé que le service ou le produit a bien été consommé. Egalement, il doit justifier sa rémunération, pour prouver qu’elle n’est pas disproportionnée.

Les sanctions et solutions aux défauts de facturation

Des sanctions pénales sont prévues dans le cas où les contrôles des services de la DGCCRF et d’une DIRECCTE détectent une facture sous traitance non conforme. Néanmoins, il faut savoir que si le vendeur est tenu de délivrer une facture, l’obligation de réclamer cette dernière et d’en vérifier la conformité revient aussi à l’acheteur, d’où la coresponsabilité et la possibilité d’une poursuite pénale pour les deux parties. A savoir qu’une infraction au code de commerce, dans le cas d’un défaut de facturation en ligne ou d’une erreur de mention, constitue un délit qui est sanctionné par une amende de 75 000 €. Cette dernière peut être majorée à 50 % de la valeur de l’opération non-conformément facturée ou de la transaction qui a subi l’omission de facturation. Du point de vue fiscal, la présence d’une erreur dans la facture mention obligatoire est sanctionnée par une amende de 15 € ou d’une valeur n’excédant pas le ¼ de la valeur de l’opération. D’autre part, l’omission ou l’absence de devis et facture est punie d’une amende valant 50 % du montant de l’achat ou de la prestation offerte. Dans tous les cas, preuves de vente ou de prestations consommées à l’appui, l’acheteur est toujours tenu d’effectuer le paiement, même s’il peut perdre le droit d’être exonéré de la facture auto entrepreneur TVA. Dans le cas d’une erreur du facturier personnalisé ou d’une remise accordée postérieurement à l’émission de la facture initiale, il est obligatoire de délivrer une nouvelle facture. Celle-ci doit faire mention de l’annulation de la précédente. Une ligne d’avoir doit également y faire référence à la facture et devis initial. A savoir que toutes les erreurs de facturations et les fausses factures sont passibles de sanctions pouvant aller jusqu’375 000 € d’amende, plus l’exclusion au marché public avec une amende fiscale valant 50% du montant de la transaction. Pour les cas de fausse facture et devis, une peine de 3 ans d’emprisonnement est également prévue par la loi.

<h2>La facture électronique ou e-facture</h2>

Le concept de la facture électronique se caractérise par sa voie d’émission et de réception sous format électronique. Elle peut ainsi être transmise par courrier électronique ou via le lien sécurisé d’un portail internet. Il faut cependant que les systèmes informatiques de l’émetteur et du récepteur soient compatibles pour traiter la facture dématérialisée. Il faut également savoir prouver que la facture acquittée a bien été reçue par le client. L’établissement d’une e-facture comme une facture auto entrepreneur word doit obligatoirement suivre les mêmes règles qu’une facture et devis sous format papier. Ainsi, les mentions obligatoires facture sont les mêmes que définies par l’article L. 441-3 du Code de Commerce. De même, le délai de conservation conseillé est également de 10 ans au départ de sa date d’émission-réception. Les sanctions pénales et fiscales sont également les mêmes que pour la facture en papier, en cas d’omissions de factures mentions obligatoires, d’erreurs constatées ou de fraudes. Selon l’article 1313-1 du Code Civil du 14/03/2000, la facture en ligne gratuit est aussi considérée au même titre de document de preuve que le support papier. Egalement, la Directive Européenne 2010/45/Eu du 13/07/2010 précise que les états membres de l’EU sont tenus de reconnaître et de valider l’e-facture, si toutefois leur authenticité et leur intégrité sont garanties par une signature électronique ou l’utilisation d’un système d’échange électronique de données (EDI).

Les avantages de la facture dématérialisée

Les avantages de la facture dématérialisée sont nombreux, surtout pour les entreprises qui proposent de créer un devis en ligne. En premier lieu, elle permet de réaliser des économies substantielles, car l’émission et la réception de factures sous format papier coûte cher. A savoir que les entreprises françaises échangent entre elles plus de deux milliards de factures par an. Le coût de l’émission d’un devis facture auto entrepreneur en papier est d’en moyenne 9 €, incluant entre autre les frais d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement, de gestion de litiges, de recouvrement et d’archivage. La réception de toutes factures en papier est également onéreuse, avec un coût moyen de 14 € l’unité et inclue par exemple l’ouverture des plis, la saisie, le rapprochement, la gestion des litiges, le traitement, le paiement et l’archivage. En adoptant le format électronique, la facturation et la réalisation d’un devis proforma se simplifie, car il n’est plus nécessaire d’imprimer, de poster, d’archiver, …etc. De plus, il est plus aisé de confirmer la réception et le traitement des factures. Grâce à un logiciel de facturation gratuit et de par son format numérique, il est également plus facile de modifier et de corriger une facture en ligne, et surtout de la retrouver, même après la durée de stockage de 10 ans. Cela facilite aussi l’établissement d’un avoir facture et de disposer d’une facture acquittée modèle. Les Etats membres de l’EU motivent l’utilisation des factures électroniques, car ces dernières favorisent les relations commerciales intracommunautaires et internationales. Elles permettent aussi de simplifier les missions de contrôle des services fiscaux. Et en dernier lieu et non des moindres, la facture électronique permet de préserver l’environnement en réduisant les besoins de coupe de bois.

La dématérialisation de facture

La mise en œuvre de l’e-facture ou d’une facturation en ligne requiert de mettre en place des processus standards et complètement automatisés, pour en obtenir les avantages optimaux. Chaque entreprise est ainsi libre dans l’élaboration de leur propre système de facturation rapide électronique, mais doivent toujours respecter les règles de facturation légale, du Code des obligations et du droit fiscal. Avec la rapide évolution des plateformes commerciales virtuelles, certaines contraintes doivent néanmoins être appliquées proprement dans le cadre de la facture en ligne gratuit. Entre autre, l’ordonnance du DFF régissant la transmission de données et d’informations par voies électroniques (OelDI) définit le cadre légal de la facture électronique. Elle énonce les conditions de transmission et de conservation électronique, pour que l’Administration Fédérales des Contributions reconnaisse à ces factures, la même force que leurs versions sous format papier. Entre autre, elle régit l’utilisation des signatures électroniques qui permettent de contrôler l’authenticité de l’entreprise expéditrice et l’intégrité de la facture transmise par voie électronique. Le logiciel devis facture auto entrepreneur, le système de transmission, de réception et de stockage doit aussi permettre de retracer et de reconstituer facilement chaque opération depuis l’étape permettant de creer devis en ligne. Il faut également respecter l’ordonnance qui oblige la tenue et la conservation des livres de compte (Olico) et autres pièces comptables numériques ou écrites, aux entreprises inscrites au registre du commerce, grâce à un système numérique. De plus, la conservation des documents comptables électroniques doit se faire sur des supports de données pouvant ou non être modifiés. Ainsi, toutes les factures dématérialisées originales doivent être dotées d’une signature électronique, même avec un logiciel facturation gratuit. Cette dernière consiste en un processus numérique qui permet de valider l’originalité ou authenticité d’une facture auto entrepreneur word. Son concept se base sur une relation existant entre la facture dématérialisée et les données contenues dans le document, pour pouvoir détecter toutes modifications ultérieures.

PDF ou EDI pour la facturation électronique ?

L’émission d’une facture simple en PDF et l’utilisation d’une norme de transmission et d’échange de documents numériques sécurisés traçables sont des méthodes de facturation électronique pratiquées, en matière de processus de dématérialisation de factures originales. En utilisant un logiciel facturation en ligne, pour établir et émettre une facture en PDF, il suffit d’installer une imprimante virtuelle. Cela permet d’obtenir une image difficilement modifiable que l’on peut sécuriser encore plus grâce à une signature numérique. Bien que valide sans signature numérique, facile à archiver et reconnu par les services fiscaux, la facture dématérialisée PDF avec ou sans signature numérique est actuellement moins prisée par les entreprises, au profit de la facture électronique EDI ou Echange de Données Informatisées. En effet, cette solution est plus adaptée dans le cas de traitement d’un grand nombre de factures. Les données sont alors intégrées dans un format balisé, sécurisé et normalisé. L’EDI implique par contre que le fournisseur et son client utilisent tous les deux un système qui est compatible avec la norme EDI. Uniformisées, les factures bénéficient d’une validité fiscale complète. Avec un coût de fonctionnement moindre, la mise en place d’un format EDI uniformisé est néanmoins onéreuse. L’on peut, entre autre, choisir entre les formats Edifact, Ainsi, VDA, … etc. Il est ainsi conseillé de mettre en place un système de logiciel de facturation mac unique qui permet de traiter aussi bien les factures PDF que les formats EDI.